در دوران همه گیری ، ویدئو کنفرانس جایگزین جلسات حضوری شد و اکنون به گزینه استاندارد جلسات تجاری تبدیل شده است. طی 17 ماه گذشته ، اکثر کارگران با استفاده از Zoom یا Microsoft Teams (یا پلتفرم مورد نظر خود) از منحنی یادگیری ویدئو کنفرانس عبور کرده اند.
اما همانند جلسات حضوری ، توجه می تواند کاهش یافته و از بین برود. برخی می گویند ما عادت نداریم که اینقدر به خودمان روی صفحه خیره شویم. به جای رفع این مشکل ، سعی کنید از آداب ویدئویی کنفرانس هوشمند استفاده کنید ، در غیر این صورت ممکن است بی احتیاطی هایی را به همراه داشته باشید که شما را به عنوان یک فرد سست نشان می دهد.
حرفه ای را در حرفه ای قرار دهید
پس از بیش از یک سال تنظیم دقیق ، در اینجا قوانین جدید آداب کنفرانس ویدیویی آمده است.
1- تلفن همراه و سایر دستگاه های خود را بی صدا کنید
اولین آداب ویدئو کنفرانس که باید بدانید این است که سایر دستگاه های خود را خفه کنید. درست مانند روزهای قبل از کروناویروس ، صدای زنگ نفرت انگیز کسی که جدیدترین تک آهنگ تیلور سویفت را در وسط جلسه صدا می کند ، اگر در طول جلسه Zoom اتفاق بیفتد ، آزاردهنده است و همچنین خاموش کردن اجتناب ناپذیر صدا. حتی عذرخواهی از گروه خسته کننده می شود.
همچنین ، هنگامی که اعلان ها در رایانه ای که برای جلسه استفاده می کنید فعال می شوند ، پیام دریافتی صدا را در اختیار می گیرد و قطعات مکالمه را از دست خواهید داد. حتماً این خطای احتمالی احتمالی را حذف کنید.
2- لباس قسمت
هنگام کار در خانه ، ممکن است این عادت را داشته باشید که هر روز راحت ترین تی شرت خود را بپوشید. سلام ، هیچ قضاوتی نیست! اما قبل از ورود به ویدئو کنفرانس ، سعی کنید با ظاهر خود تلاش کنید.
بسته به فرهنگ شرکت شما و اهمیت جلسه خود ، لباس حرفه ای را که مایل به ارائه پروژه هستید ، در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند احساس اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و احتمالاً دیگران شما را جدی تر خواهند گرفت.
برای خانم ها ، از آرایش ملایم استفاده کنید ، گوشواره بپوشید و مطمئن شوید که بلوز شما کاملاً فشرده شده است. برای مردان ، تازه تراشیده ظاهر شوید. پوشیدن یک پیراهن یقه ترد به رنگ تک رنگ معمولاً کافی است.
نکته حرفه ای : از پوشیدن رنگ سفید یا مشکی دوری کنید ، مگر اینکه آن رنگها در ظاهر شما عالی به نظر برسند. به جای آن آبی روشن یا قهوه ای بپوشید.
3- فضای کاری خود را مرحله بندی کنید
آیا به پشت زمینه های متخصصانی که در برنامه های خبری مصاحبه کرده اند توجه کرده اید؟ قفسه های کتاب و عکس ها با دقت تهیه شده اند و هیچ اثاثیه یا آثار هنری با طرح شلوغ در چشم نیست.
هنگام انتخاب مکان کنفرانس های ویدیویی خود ، به آنچه پشت سر شما ظاهر می شود توجه داشته باشید. انبوهی از نامه های ناخواسته روی میز یا دسته ای از لباس های تخت تاشو روی کاناپه بیشتر از آنچه که به اشتراک گذاری آن اهمیت می دهید ، زندگی شخصی شما را بیان می کند. مطمئن شوید که شلوغی را از چشم دوربین حذف کرده و یک مرتب ، فضای منظم کاری < /a> به همکاران ، همکاران و روسای خود.
4- اندیشه ای را در روشنایی و چشم انداز
قرار دهید
توجه داشته باشید که در یک ویدئو کنفرانس ، دوربین کامپیوتر شما می تواند شما را بسته به محل نشستن شما تا ده پوند سنگین تر نشان دهد. اما به راحتی می توانید با برگشتن از صفحه ، وزن اضافی خود را کاهش دهید تا اعوجاج زاویه گسترده کاهش یابد.
با کج کردن صفحه به بالا یا پایین سر خود را روی صفحه قرار دهید. همچنین ، بهتر است خود را مقابل پنجره یا نور روشن قرار ندهید ، که باعث می شود در سایه ظاهر شوید. در عوض ، با منبع نور روبرو شوید ، آن را (یا خودتان) حرکت دهید تا میزان روشنایی چاپلوسی داشته باشید. همچنین می توانید چند نورافکن کوچک خریداری کنید که به شما امکان می دهد در صورت نیاز نور اضافه کنید.
نکته حرفه ای : اگر چراغ های شما قرمزی زیادی به پوست شما می افزایند ، با فیلتر سبز تعادل را در نظر بگیرید.
به یاد داشته باشید که نیمی از عمر در حال نمایش است
5- به موقع برسید
در روزهای قدیم جلسات حضوری ، تقریباً غیرممکن بود که در اواخر یک جلسه بدون توجه وارد شوید. در کنفرانس های ویدئویی امروز ، ورود به سیستم دیرهنگام هنوز فرم ضعیفی را نشان می دهد. در عوض ، سعی کنید پنج دقیقه زودتر به محل کار خود برسید و خود را تسویه کنید.
هنگامی که جلسه در حال انجام است ، میزبان ممکن است در مورد ورودهای دیرهنگام که منتظر ورود هستند کمتر توجه کند. منحرف کردن توجه میزبان به دور از جلسه با درخواست ورود دیرهنگام ، بهترین هدیه ای است که شما به برنامه زمانبندی نکرده اید. اگر نمی خواهید علامت سیاه علیه شما باشد ، به موقع وارد شوید.
6- ویدیوی خود را روشن کنید
تعداد کمی از افراد دوست دارند چهره خود را روی صفحه ببینند ، اما در کنفرانس های ویدیویی دوربین خود را جمع کرده و روشن کنید. در بیشتر موارد ، بهتر است یک چهره روی صفحه باشید تا یک نام در یک مربع خالی. وقتی سایر شرکت کنندگان در جلسه می توانند شما را ببینند ، اظهارات شما به یاد ماندنی خواهد شد.
اگر می خواهید ویدیو را خاموش کنید ، یا به دلیل ارتباط ضعیف ، برخی از هیاهوها در اتاق یا نیاز به استراحت سریع ، از طریق ویژگی چت توضیح کوتاهی بدهید. سپس ، مجدداً به ویدیو برگردیدn تا جایی که می توانید
نکته حرفه ای: توضیحات خود را در مورد خروج خود حفظ کنید. “متاسف! زنگ در به صدا در آمد. برگشت در پنج ”همه چیز را می گوید. مطمئن باشید که در گفتگو به آنچه می گویید احترام بگذارید و واقعاً در پنج دقیقه بازگردید.
7- قبل از اشتراک گذاری صفحه
از قبل برنامه ریزی کنید
حتماً قبل از جلسه به میزبان یادآوری کنید که برای فعال کردن عملکرد اشتراک صفحه به آنها نیاز دارید. پس از اتمام کار ، با زدن “توقف اشتراک گذاری” برای بازگشت به صفحه نمایش با شرکت کنندگان ، ادب را نشان دهید.
به جزئیات Pesky مراجعه کنید
8- مطمئن شوید که جلسات در اندازه مناسب
باشد
با دسترسی آسان به ویدئو کنفرانس ، می توان وسوسه انگیز بود که دعوت جلسه را فراتر از گروه اصلی قرار دهید و همه افرادی را که در یک پروژه در محیط پیرامونی شرکت می کنند ، شامل شود. اما همانطور که در مورد جلسات ، هرچه افراد بیشتری درگیر شوند ، جلسه سخت تر می شود.
هنگام درخواست از دیگران برای شرکت در یک ویدئو کنفرانس ، از قضاوت خوب استفاده کنید تا بی جهت وقت دیگران را نگیرید و شرکت کنندگان بتوانند کاملاً درگیر شوند.
9- قبل از صحبت
به یاد داشته باشید که “بی صدا” شود
اکثر ما به احتمال زیاد می توانیم از یک طرف تعداد ویدئو کنفرانس ها را حساب کنیم در حالی که لازم نیست به کسی یادآوری شود که “شما در حالت خاموش هستید!” فراموش کردن حالت نادیده گرفتن قبل از صحبت کردن به یکی از رایج ترین اشتباهات در ویدئو کنفرانس تبدیل شده است. [1]
با مدیریت ویژگی خاموش خود با کنترل بی عیب و نقص ، ویدئوی بی عیب و نقص خود را به همه نشان دهید.
10- برای کنترل طول جلسه
در نقطه نظر باشید
مانند جلسات حضوری ، یک دستور کار با محدودیت زمانی تعیین شده برای گفتگوها برای متمرکز نگه داشتن جلسه ضروری است. با این حال ، داده ها نشان می دهد که کنفرانس ویدئویی می تواند زمان جلسه را کاهش دهد. [2] دلایل شامل حذف زمان رفت و آمد و امکان نمایش اشتراک گذاری و حاشیه نویسی برای حفظ وظیفه همه است.
علاوه بر این ، گفتگوی جانبی با ویدئو کنفرانس عملاً غیرممکن است ، زیرا دیگر نمی توانید با شخص کناری خود مبادله رفت و برگشت داشته باشید.
نکته حرفه ای : اگر جلسه را اداره می کنید ، به شرکت کنندگان از قبل پروتکل ویژگی چت را اطلاع دهید. آیا خوب است که آنها “بین خود چت کنند” یا نه؟ (به نقطه 11 نیز مراجعه کنید.)
صحبت کردن زمان و مکان دارد
11- چت مناسب
درست مانند مکالمات جانبی یا ارسال پیام کوتاه در یک جلسه حضوری ، استفاده از ویژگی چت در طول یک ویدئو کنفرانس می تواند بی احترامی باشد مگر اینکه به همه شرکت کنندگان هدایت شود. بنابراین ، رعایت آداب ویدئو کنفرانس خوب برای استفاده شما از چت است.
در ابتدای جلسه ، ممکن است بخواهید از میزبان بپرسید که آیا مشارکت کنندگان از ویژگی چت استفاده می کنند یا خیر. این به آنها اجازه می دهد در صورت انتخاب آن را غیرفعال کنند. اگر به درستی مورد استفاده قرار گیرد ، می تواند یک ابزار مفید برای شفاف سازی یا تقویت یک نقطه قبلی پس از ادامه مکالمه باشد یا به گروه اطلاع دهید که باید زودتر از موعد (و چرا) ثبت نام کنید.
12- برای جلوگیری از وقفه
از ویژگی “بالا بردن دست” استفاده کنید
اگر بخواهید وارد مکالمه شوید ، تأخیر جزئی در بسیاری از کنفرانس های ویدئویی می تواند منجر به صحبت با شخص دیگری شود. برای اجتناب از این وقفه ناخوشایند ، مشخص کنید چه زمانی می توانید چیزی را به بحث اضافه کنید با ویژگی دست بالا که نشان دهنده میزبانی است که می خواهید صحبت کنید. این دستگاه م موثر مدیریت جلسه باعث می شود ویدئو کنفرانس با سهولت بیشتری اجرا شود ، به ویژه در گروه های بزرگ ، اما باید توسط میزبان فعال و نظارت شود.
نکته حرفه ای: برای جلسات شش تا ده نفره ، گاهی اوقات بالا بردن قدیمی دست فیزیکی شما ممکن است بهترین گزینه باشد. اما به میزبان جلسه بستگی دارد. از آنها بپرسید چه چیزی را ترجیح می دهند ، و آن را دنبال کنید.
13- جلسه را ضبط نکنید یا بدون اجازه قبلی عکس نگیرید
در این مورد ، به اشتراک نگذاشتن اهمیت دارد. “فرهنگ اشتراک گذاری” که از طریق رسانه های اجتماعی رایج شده است ، در ویدئو کنفرانس جای چندانی ندارد. قبل از ضبط جلسه یا گرفتن اسکرین شات از شرکت کنندگان ، همیشه از فهرست کامل شرکت کنندگان رضایت خود را از قبل بخواهید. دانستن اینکه یک ویدئو کنفرانس عکاسی یا ضبط می شود می تواند بر آنچه دیگران مایل به بحث در مورد آن هستند تأثیر بگذارد.
خودتان را مدیریت کنید
14- حواس پرتی ها را به حداقل برسانید
در حالی که غیرفعال کردن aویژگی های udio و ویدئو می تواند عوامل مزاحم را از تأثیر سایر شرکت کنندگان باز دارد ، برای توجه کامل به جلسه ، باید سر و صدا و اختلالات را مدیریت کنید.
از مناطق پر رفت و آمد در خانه خود خارج شوید ، در خانه خود را بسته نگه دارید و از اعضای خانواده بخواهید ملاحظه کنند.
15- صرف میان وعده برای بعد
میان وعده را برای دیر یا زودتر ذخیره کنید. غذا خوردن هنگام ویدئو کنفرانس ممنوع است. هنگام تماشای فیلم در نزدیکی دوربین-مانند کنفرانس ویدئویی-شرکت کنندگان را در معرض دید نزدیک (و بیش از حد شخصی) فرآیند مصرف غذا قرار دهید.
با این حال ، خوب است که بی سر و صدا از یک لیوان آب یا یک فنجان قهوه یا چای میل کنید. اگر این جلسه بیش از دو ساعت طول می کشد ، ممکن است بخواهید از میزبان پیشاپیش بخواهید که در نیمه راه پنج دقیقه استراحت برنامه ریزی کند.
اندیشه های نهایی
حتی اگر کارفرمایان در حال حاضر از کارگران بخواهند برخی از روزهای کاری خود را در محل کار خود بگذرانند ، حداکثر 80 درصد به کارمندان اجازه می دهد حداقل در برخی از زمان از راه دور کار کنند ، که به معنی کنفرانس ویدیویی بیشتر در آینده شما است. [3 ] تسلط بر این نکات آداب ویدئو کنفرانس به شما کمک می کند تا مشارکت خود را – و همچنین شماره گیری مجدد – تعیین کنید و سطح تعامل بی دریغ خود را با تیم نشان دهید.