2 پیش بینی شرایط وامکانات اجرایی دوره
مولفه دیگری که در مرحله تهیه و تنظیم برنامه عمل باید به آن توجه نمود، پیش بینی شرایط اجرایی دوره است. در مورد این عنصر، بخش های مختلفی را می توان مد نظر قرار داد از جمله:
1- شرایط مدرسان؛
2-نحوه گزینش شرکت کنندگان (آموزش گیرندگان)؛
3-مدت زمان دوره و زمان برگزاری دوره؛
4-تعداد شرکت گنندگان؛
5-تجهیزات، امکانات و منابع مورد نیاز؛
6- واگذاری وظایف و مسئولیت ها به افراد؛
7-تهیه و توزیع اطلاعیه برگزاری دوره.
2-2-8 -2-1 شرایط مدرسان
در برگزاری موفقیت آمیز یک دوره، مربی یا مربیان از نقش زیادی برخوردارند. در صورتی که از مربیان توانایی و مهارت لازم برخوردار باشند، نه تنها وظایف محول شده را به خوبی اجرا می کنند، بلکه ضعف های احتمالی در اهداف و منابع را نیز پوشش می دهند. بنابراین، برنامه ریزان آموزش ضمن خدمت باید در گزینش مدرسان حساسیت و دقت فوق العاده ای را به خرج دهند. با توجه به ماهیت دوره های آموزش ضمن خدمت و مساله محور بودن این آموزش ها، ضروری است تا در انتخاب مدرسان، علاوه بر تاکید بر تخصص و دانش نظری در خصوص موضوع، به تجربیات قبلی آنان در تدریس و آشنایی عملی شان با مشاغل مورد نظر نیز توجه داشت. در صورتی که در داخل سازمان افرادی با شرایط فوق در دسترس باشند، به دلیل آشنایی آنان با اهداف و سیاست های سازمان، استفاده از این افراد در اولویت قرار دارد. در غیر این صورت می توان از افراد ذیصلاح خارج از سازمان استفاده کرد. استفاده از منابع انسانی خارج از سازمان این مزیت را دارد که از توانایی های تخصصی و فنی آنان به طور موقت بهره گرفته می شود، اما این گونه افراد احتمالاّ در جریان کامل سیاست ها و اهداف سازمان یا مشاغل ذیربط نیستند.
در صورتی که دوره آموزشی مشتمل بر عناوین درسی مختلفی است و برای دروس مختلف، مدرسان متفاوتی دعوت می شوند، بهتر است یکی از مدرسان با تجربه را به منزله سرپرست مدرسان تعیین کرد. برآورد تعداد مدرسان مورد نیاز برای برآورد تعداد مدرسان، علاوه بر روش تخمین ذهنی که معمولاّ استفاده می شود، روش های دیگری نیز وجود دارد، از جمله مهم ترین این روش ها، استفاده از روش تناسب و روش واحدی است (تقی پور ظهیر،1369). در روش تناسب، نسبت استاد به دانشجو مد نظر قرار می گیرد. این نسبت ها در حوزه های مختلف علوم انسانی، علوم پایه، فنی مهندسی، پزشکی و کشاورزی متفاوت است.
روش دیگر، استفاده از روش واحدی است که به موجب آن از معادله زیر برای مشخص کردن تعداد مدرس مورد نیاز استفاده می شود (یونسکو، 1378):
متوسط واحد درسی اخذ شده × تعداد کل دانشجو = تعداد مدرس مورد نیاز دوره
متوسط ساعت آموزشی استاد × ظرفیت مطلوب کلاس
روش اخیر در دوره های آموزش ضمن خدمت بلند مدت و دوره هایی که به صورت واحد ارائه
می شوند، قابل استفاده است.
2-2-8 -2-2 نحوه گزینش شرکت کنندگان
از جمله عوامل اثرگذار بر کیفیت دوره های آموزش ضمن خدمت، گزینش کارآموزان است. بر خلاف آموزش های رسمی که شرکت کنندگان از لحاظ سنی و تحصیلی تجانس زیادی دارند، در آموزش ضمن خدمت افراد از لحاظ سنی، تجربیات قبلی، تحصیلات، شغل مورد تصدی، میزان علائق و توانایی، تفاوت های زیادی با یکدیگر دارند. این عدم تجانس می تواند مشکلات زیادی را در اجرای دوره به وجود آورد. با توجه به تفاوت های فردی کارکنان، ضروری است که مسئولان آموزش ضمن خدمت برای ایجاد تجانس بیشتر، شرایط و ضوابطی را برای پذیرش شرکت کنندگان تعیین کنند. در این راستا، برای گزینش شرکت کنندگان می توان به ملاحظات زیر توجه کرد:
*تاحد امکان برای این کار کمیته ویژه ای تشکیل شود؛
*شرایط و ضوابط مورد نیاز برای شرکت در دوره به طور دقیق معین شود؛
*در صورت امکان پرسشنامه ویژه درخواست شرکت در دوره تنظیم شود و در اختیار بخش های مختلف سازمان قرارگیرد. اطلاعات حاصل از این کار می تواند در گزینش بهتر افراد و ایجاد تجانس بیشتر میان شرکت کنندگان نقش داشته باشد.
2-2-8 -2-3 مدت زمان دوره و زمان برگزاری آن
مدت زمان دوره تابع عوامل و شرایط متعددی نظیر اهداف و محتوای دوره، روش آموزشی و … است.
زمان برگزاری دوره نیز باید معین شود. در این زمینه توجه به خصوصیات جوی فصل های مختلف، تراکم کاری سازمان در ایام مختلف سال و شبانه روزی یا نیمه وقت بودن دوره حائز اهمیت است.
2-2-8 -2-4 تعداد شرکت کنندگان
تعداد افرادی که در دوره شرکت می کنند نیز بر کیفیت اجرای برنامه تاثیر دارد، از این رو اتخاذ تدابیر و پیش بینی های لازم برای کنترل افراد شرکت کننده در دوره ضروری است. بر حسب هدف، سطح دوره آموزشی و روش آموزش، تعداد افراد شرکت کننده متفاوت خواهد بود. این تعداد برای دوره های عملی و کارگاهی بیست نفر، برای دوره هایی که بر مشارکت افراد تاکید می شود حداثر 25 نفر است و برای دوره هایی که برای کارکنان ارشد تشکیل می شود یا هر دوره پیشرفته ای که مستلزم مشارکت عمیقتر شرکت کنندگان است، تعداد افراد در هر کلاس نباید از پانزده نفر تجاوز نماید (یونسکو، 1975 ). در مورد دوره هایی که جنبه اطلاع رسانی دارند، تعداد افراد می تواند اندکی بیشتر باشد.
2-2-8 -2-5 تجهیزات، امکانات و منابع مورد نیاز
به طور کلی تجهیزات، امکانات و مابع مورد نیاز دوره به چند دسته تقسیم می شوند:
*تجهیزات و وسایل کمک آموزشی: چون در یک دوره آموزشی دروس مختلفی ارائه می شود و هر درس شامل فعالیتهای ویژه ای است، امکانات و تجهیزات آموزشی را باید از قبل پیش بینی کرد. از سوی دیگر افراد نیز از طرق مختلف (به صورت دیداری، شنیداری، گفتاری و…) در یادگیری درگیر می شوند. از این رو اجرای موفق یک دوره آموزشی تابعی از منابع و تسهیلات آموزشی در دسترس است. دروس متخلف ممکن است نیازمند بسته های آموزشی، متون مختلف، فیلم، دستگاه ها و تجهیزات دیگری باشد. هماهنگی در این زمینه با مدرسان دوره مختلف و بررسی نیازمندی های تدریس آنان اهمیت زیادی دارد.
*امکانات و تسهیلات رفاهی: برای تامین و ارائه خدمات رفاهی بهتر است فردی را مسئول این امر نمود. توجه به موارد زیر درباره تسهیلات و امکانات رفاهی ضروری است:
– محل اسکان شرکت کنندگان؛
– برنامه تغذیه شرکت کنندگان؛
– امور بهداشتی؛
در صورتی که محل اقامت شرکت کنندگان در محل برگزاری دوره آموزشی باشد، تدارک امکانات با سهولت بیشتری صورت می گیرد. در غیر این صورت باید برنامه ریزی لازم صورت پذیرد.
*امکانات و تسهیلات لازم در محیط آموزش: محیط آموزش باید از لحاظ تهویه نور، صداهای مزاحم، دمای مناسب، وضعیت ظاهری، راحت بودن صندلی ها در وضعیت مطلوبی باشد. علاوه بر این از تجهیزات آموزشی مناسب نیز برخوردار باشد (همان).
*منابع مالی: برآورد و تخمین مناسب از هزینه های آموزشی نیز از جمله مواردی است که باید از قبل پیش بینی و تامین اعتبار شود. موارد زیر در زمره پیش بینی های مالی است (گلابی، 1369):
– هزینه حق التدریس مدرسان؛
– هزینه حق الزحمه عوامل اجرایی؛
– هزینه تغذیه و اسکان؛
– هزینه مواد مصرفی؛
– سایر هزینه های احتمالی.
2-2-8 -2-6 واگذاری وظایف و مسئولیت ها به افراد
پس از تفکیک و پیش بینی تمام امکانات و تجهیزات، ضروری است تا افرادی را مامور اجرای دوره آموزشی نمود. تعیین مدیر دوره و نیز سایر عوامل اجرایی برای ارائه هماهنگ و مناسب خدمات ضروری است. در صورت امکان باید افراد از وظایف و تکالیف خود در حین برگزاری دوره آگاه باشند و بر اساس شرح وظایف تعیین شده عمل نمایند.
2-2-8-2-7 تهیه و تنظیم اطلاعیه برگزاری دوره و توزیع آن در سازمان
گاهی اوقات دوره های آموزشی که به خوبی برنامه ریزی شده اند، در جذب افراد برای شرکت در دوره موفق نمی شوند. دلیل این امر مطلع نکردن افراد، یا اقدام نکردن به موقع در این زمینه و نیز جالب و جذاب نبودن اطلاعیه های مربوط به دوره آموزشی است. برای تهیه و تنظیم اطلاعیه برگزاری دوره دست کم باید از افرادی که در زمینه تبلیغات تبحر دارند، استفاده شود. اطلاعیه دوره باید مشتمل بر موارد زیر باشد:
عنوان و چهارچوب دوره ؛
اهمیت و ضرورت دوره ؛
سازمان مجری دوره ؛
شرایط شرکت کنندگان ؛
زمان و مکان برگزاری دوره ؛
امتیازات حاصل از شرکت در دوره ؛
نحوه ثبت نام در دوره ؛
پس از انجام اقدامات مربوط به مرحله تهیه و تنظیم برنامه عمل، برنامه آموزش ضمن خدمت برای اجرا آماده است و باید براساس پیش بینی های انجام شده آن را به مرحله اجرا گذاشت.
2-2-9 اجرای برنامه های آموزش ضمن خدمت
پس از نیازسنجی و تدوین برنامه های آموزشی، گام بعدی اجرای برنامه آموزش ضمن خدمت است. منظور از اجرای این برنامه عبارت است از فرایند به بوته عمل گذاشتن یک طرح یا برنامه معین ( فالن ، 1991 ). به اعتقاد برخی نحوه اجرای برنامه از فرایند تهیه و تدوین آن مهمتر است؛ زیرا از یک سو تا هنگامی که یک برنامه به مرحله اجرا در نیامده است، هنوز نتیجه معینی را برای سازمان و کارکنان به همراه ندارد و از سوی دیگر بهترین برنامه ها می تواند با اجرای نادرست، نتایج نامطلوبی را به همراه داشته باشد در حالی که یک برنامه ها می تواند با اجرای نادرست، نتایج نامطلوبی را به همراه داشته باشد در حالی که یک برنامه ناقص در صورت می تواند بسیار اثر بخش باشد (شوآرتز و دیگران، 1997، گروه مشاوران یونسکو، 1378).
نکته مهم دیگر آن است که در خصوص این امر که آیا مقوله اجرای برنامه آموزش ضمن خدمت در زمره وظایف برنامه ریزان آموزش ضمن خدمت است یا خیر، در بین متخصصان و صاحبنظران اتفاق نظر وجود دارد. برخی معتقدند که اجرای برنامه های مربوط بر عهده نهادهای مسئول تدوین برنامه آموزشی نیست و آنان فقط وظیفه تهیه و طراحی برنامه ها را بر عهده دارند و واحدها و دوایر اجرایی سازمان ها باید نسبت به اجرای دوره های آموزشی در سطح ادارات، شعب و استان ها اقدام نمایند. این اختلاف نظر در زمینه جدایی برنامه ریزی و اجرا در حیطه های وسیع تر نظیر برنامه ریزی آموزشی و حتی برنامه ریزی امور اداری نیز به چشم می خورد.
شاید ارتباط بین تهیه برنامه و اجرا به عوامل متعددی بستگی داشته باشد، برای مثال گستردگی سازمان، تخصصی بودن وظایف کارشناسان آموزش، منابع و امکانات در دسترس و بویژه نظام برنامه ریزی حاکم بر سازمان (از لحاظ تمرکز و عدم تمرکز). خواه وظیفه کارشناس آموزش ضمن خدمت معطوف به مرحله طراحی برنامه باشد، خواه اجرای برنامه های آموزشی آگاهی از شرایط و عوامل موثر بر اجرای موفقیت آمیز برنامه های آموزش ضمن خدمت اهمیت زیادی دارد. در صورتی که وظیفه کارشناسان آموزش فقط طراحی دوره های آموزشی باشد، آنان می توانند از طریق شناسایی متغیر های موجود در محیط اجرای برنامه ها، دوره های آموزشی را با دقت و انعطاف پذیری بیشتر طراحی کنند. در عین حال در صورتی که اجرای دوره های آموزشی یا نظارت بر اجرای دوره ها به منزله وظایف کارشناسان مورد توجه باشد، شناخت بیشتر مسائل اجرایی می تواند به موفقیت بیشتر دوره های آموزشی کمک نماید.
Fallen
Schwartz et al
UNESCO consultants