مهمترین مسائلی که وجود کنترل را ضروری می سازند عبارت اند از:
1- پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی بادرصدی خطا توام اند و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات،کنترل تنها راه چاره است.
2- محیط متغیر و دگرگون سازمان دلیلی دیگر بر ضرورت کنترل است و می توان گفت که کنترل وسیله آگاهی از تغییرات محیطی است.
3- حصول اطمینان از کیفیت و کمیت کالا ها و خدماتی که در سازمان های بزرگ طی برنامه های وسیع و پیچیده توزیع می شود.
2-8-3-1)کنترل
فعالیتی که عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه کرده و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه که باید باشد و آنچه هست به رفع و اصلاح آنها اقدام کند.
بدین ترتیب کنترل باید ها را با هست ها، مطلوب ها را با موجود ها و پیش بینی ها را با عملکرد ها مقایسه می کنیم.
2-8-3-2)چرا باید ارزیابی کنیم؟
هیئت اجرایی، کارکنان و داوطلبان در یک سازمان برای بهره مند شدن از ” خود ارزیابی”، باید به سه مورد زیر اعتقاد داشته باشند:
1- تعهد نسبت به تغییر مداوم و رشد سازمان.
2- ترجیح روشهای نظام مند در انجام کارها به جای ارزیابی مقطعی و یا دوره ای و بر گرفته از درک مشخص در توسعه خدمات.
3- تعهد مداوم نسبت به صرف وقت و انرژی در فرایند ارزیابی بر اساس این باور که کنترل و ارزیابی برای حیات سازمان اساسی است.
هر سازمان مهم، حضور مجموعهای از نیروهای مخالف را تجربه می کند: کسانیکه طرفدار ثبات هستند و کسانیکه طرفدار تغییرند. تمایل به تثبیت در سازمان به منظور تداوم حیات، با نیاز به نوسازی خود از طریق نوآوری، رشد و تغییر در تعازض است. فرایند مستمر ” خود ارزیابی” با هدف تغییرات طرح ریزی شده به کسانیکه در صدد ایجاد تعادل بین این دو نیرو هستند، کمک می کند.
بهترین نوع ارزیابی، ارزیابی تعاونی یا گروهی است. سهیم کردن همه اعضاء در کار سنجش میزان پیشرفت سازمان، موجب درک عمیق تر مایل و تمایل بیشتر جهت بهبود سازمان است تا آنکه عالیترین مرجع قدرت، ارزیابی را انجام دهد.
2-8-3-3)اهمیت نظارت
نظارت معمولا شامل مقایسه بین آنجه ” هست” و ” آنجه باید باشد” است. در سراسر زندگی سازمانی خود، هدفهای معینی داشته اید و درباره اولویتهای خود و نیز این که ورزش در کشور شما چگونه باید باشد، بحث کرده اید. ارزیابی بررسی این امر است که تا چه حد شما این برنامه ها را پیگیری کرده اید، و مشخص می کند که آیا کارهای انجام شده، اثرات مورد انتظار را داشته است یا نه.
همچنین هدفها به عنوان اساس برنامه ریزی محسوب می شوند. هدفها به فعالیتهای مدیران جهت می دهند. با وجود این، فقط بیان کردن هدفها با وجود زیردستانی که هدفها را بپذیرند هیچ ضمانتی برای اجرای فعالیتها ایجاد نمی کند. مدیران فعال و کارآمد برای اینکه اطمینان حاصل کنند که فعالیتها واقعا اجرا شده و هدفها بطور قطعی تحقق یافته است، نیاز به کنترل و پیگیری دارند.
یکی از دلایلی که موجب می شود مدیران به سختی تفویض اختیار کنند این است که آنان نگرانند زیر دستان کاری را که مسئوولیتش بر عهده آنان است، به درستی انجام ندهند، بنابراین بسیاری از مدیران ترجیح می دهند که کارها را خودشان انجام دهند و از تفویض اختیار خودداری می کنند. اگر مدیران سیستم کنترل موثری بوجود آورند، این بی میلی نسبت به تفویض اختیار کاهش می یابد. چنین سیستم کنترلی می تواند اطلاعات و بازخوردی را درباره عملکرد زیردستانی که اختیارات به آنان تفویض شده است، فراهم کند. بنابراین، سیستم کنترل موثر دارای اهمیت است. زیرا مدیرانی که اختیار خود را تفویض می کنند، چون خود نهایتا مسئوول تصمیم هایی هستند که زیر دستان اتخاذ می کنند، به سازو کار خود نیازمندند. لینک جزییات بیشتر و دانلود این پایان نامه:
بررسی راهکارهای مبارزه با فساد اداری در سازمانهای دولتی از دیدگاه کارکنان امور اقتصاد و دارایی